Witnessing & Trainee

Nous distinguons les types d'accompagnement d'audit suivants:

Observateur: il s'agit d'un candidat auditeur ou également d'une personne de l'environnement de ProCert (par exemple du backoffice) qui observe le responsable d’audit pendant l'audit afin d'apprendre. Il ne peut pas se déplacer librement dans l'entreprise.

Trainee: il s'agit d'un candidat auditeur qui, sous la responsabilité du responsable d’audit, effectue certaines séquences d'audit sous la responsabilité et la supervision du responsable d’audit.  Il s'agit généralement d'observateurs qui ont déjà accompagné plusieurs audits. Ils ont été formés par ProCert sur les standards correspondants et ont suivi avec succès une formation de plusieurs jours sur la méthodologie d'audit. Il n'est pas autorisé à se déplacer librement dans l'entreprise. Il est tenu de rester en permanence auprès de l'auditeur principal.

Witnesseur : il s'agit d’un autre responsable d’audit qui observe le responsable d’audit actif pendant l'audit. Ces accompagnements servent à l'étalonnage et au maintien de la qualification de nos auditeurs. En principe, il s'agit de collaborateurs ProCert. Dans certains cas, il peut s'agir de collaborateurs des détenteurs de standards ou de l'organisme d'accréditation. Ceux-ci assument le rôle de "witness". Il ne peut pas se déplacer librement dans l'entreprise. Il est tenu de rester en permanence auprès du responsable d’audit

Les accompagnements servent d'une part à calibrer et à maintenir la qualification de nos auditeurs. D'autre part, ils sont obligatoires et utiles pour la formation des nouveaux auditeurs.

Grâce aux accompagnements d'audit par des candidats auditeurs, nous pourrons à l'avenir mettre à disposition de nos clients des auditeurs qualifiés afin de garantir la poursuite de leurs certifications.

It is an observation activity conducted during a certification audit. This in order to validate the skills of a new auditor or to calibrate an experienced auditor. Witnessing is a mandatory and fundamental step in the (re)qualification process of each auditor.

There are two types of witnessing:

Initial witnessing: this is the final step to qualify an auditor. The witnessing is carried out by a qualified and competent person in the sector, who guarantees smooth accompaniment of the audit.

Calibration witnessing: Performed between experienced auditors. Auditor A observes auditor B, and auditor B can observe auditor A during another audit. This is called calibration.

The presence of a witnesser during an audit is an integral part of any auditor (re)qualification procedure. It is an essential and indispensable step to qualify an auditor and/or to maintain the qualification of an auditor.

According to the rules of each standard, an auditor must be witnessed every 2 or 3 years.

An auditor who is not witnessed timely loses his/her qualification.

Oui, car ils sont tenus, selon le type d'accompagnement d'audit, de donner un feed-back au responsable d’audit sur sa prestation ou de prendre des notes afin d'apprendre du responsable d’audit.

Ils doivent toujours se tenir à l'écart, ne pas chercher le contact visuel avec les audités et les auditeurs et toujours garder une certaine distance afin de ne pas perturber l'audit. Ils ne doivent en aucun cas intervenir, même par des signes de la main ou des mouvements de la tête.

Le rôle du witnesser est d'observer le responsable d’audit et d'évaluer sa performance pendant l'audit. Le witnesser ne peut en aucun cas intervenir dans l'audit. Il reste constamment en arrière-plan et ne doit pas attirer l'attention de l'auditeur sur des non-conformités ou des omissions.

Il est important de savoir que le witnessing n’est pas un examen ou une évaluation de l’auditeur, c’est une observation des bonnes pratiques d’audit avec un objectif d’amélioration et de calibration

The organization having signed a certification contract is obliged to accept the presence of a witnesser, if it is requested. However, if the organization refuses it for internal reasons, it is important to know that this can have a direct impact on the maintenance of the auditor's qualification and consequently on the availability of the auditors for a subsequent audit.

Les Trainees sont nos auditeurs de demain. Ils doivent apprendre du responsable d’audit les différentes pratiques d'audit, mais aussi être initiés à la philosophie d'audit de ProCert. Les Trainees peuvent participer en tant qu'observateurs silencieux ou prendre en charge activement des parties de l'audit (= Trainee). Cela est indiqué dans le plan d'audit. En tant que Trainee, ils sont toujours accompagnés et évalués par le responsable d’audit. Lorsque le Trainee reprend son rôle d'observateur, il ne peut pas non plus intervenir dans l'audit, tout comme le Witnesseur.

Non, l'accompagnement de l'audit n'a aucune influence sur le résultat. Les auditeurs ne sont pas plus ou moins sévères pendant un audit. Par le passé, nous n'avons pas reçu de feed-back indiquant que le responsable d’audit était soudainement plus sévère que les autres années. Cela ne prolonge pas non plus la durée de l'audit sur place.

La responsabilité incombe au responsable d’audit pendant toute la durée de l'accompagnement, comme lors d'un audit régulier.

The witnesser is a person who is under contract with ProCert and represents the values and principles of ProCert. He is therefore subject to the same confidentiality rules as the auditor. The witnesser does not consult internal documents.

Le client peut à tout moment attirer l'attention des parties concernées sur le fait que l'accompagnateur a une influence sur l'audit.

Les coûts supplémentaires de l'accompagnateur sont pris en charge par ProCert.

Non, l'observateur, le Trainee et le Witnesseur ne peuvent pas communiquer directement avec les clients. La communication passe exclusivement par le responsable d’audit.